Requerimiento
Rutinario. Estos requerimientos no obedecen a una causa concreta, y no significan que Hacienda haya detectado una actuación incorrecta por parte del destinatario. Apunte. Se trata de comprobaciones rutinarias que se realizan de forma totalmente aleatoria, y en las que se solicitan el libro registro de facturas emitidas, el libro registro de facturas recibidas y el libro registro de bienes de inversión.
Plazo de contestación. Hacienda concede diez días hábiles (sin contar festivos, sábados ni domingos) para contestar el requerimiento, y existe la posibilidad de solicitar una ampliación del plazo de hasta cinco días más (siempre que dicha ampliación se solicite antes de los últimos tres días de finalización del plazo inicial). Apunte. Pues bien, aunque no haya recibido un requerimiento de este tipo, conviene estar preparado.
Que las declaraciones cuadren
IVA trimestral. Verifique siempre que las cifras de los libros cuadran con las declaraciones trimestrales de IVA. Apunte. Esté especialmente atento a las facturas rectificativas (abonos), así como en aquellos casos en los que el destinatario debe autorrepercutirse el impuesto: en ocasiones los libros y las autoliquidaciones son correctas, pero las cifras no cuadran por haber considerado las operaciones con distinto signo (por ejemplo, un abono se ha considerado como más IVA soportado, en lugar de como menos IVA repercutido).
Ingresos y gastos. Prepare cada trimestre un “cuadre de bases” para comprobar la coherencia entre las cifras declaradas en el IVA trimestral y las declaradas como ingresos y gastos en los pagos fraccionados del IRPF. Apunte. En general, las diferencias vendrán determinadas por las compras y ventas de activos (que se incluirán en la declaración de IVA, pero no en el IRPF), por los anticipos entregados o recibidos (que también llevan IVA, pero que todavía no son ingreso o gasto), por gastos contables que no llevan IVA, o por operaciones en las que el IVA no es deducible.
Formato
Información. Los libros registro no tienen un formato predefinido, pero sí deben incluir obligatoriamente: la fecha y el número de factura; nombre, apellidos, razón social o denominación completa del proveedor y del cliente; número de identificación fiscal de ambos; base imponible de la operación, tipo impositivo y cuota tributaria (importe del IVA repercutido o soportado). Apunte. Puede aportar los libros en un formato de hoja de cálculo o base de datos (Hacienda admite el formato Excel, pero no el formato PDF).
Ordenadas. Por último, compruebe que todas las facturas emitidas y recibidas están ordenadas y numeradas según consta en sus libros registro. Apunte. En estos requerimientos no es habitual que se exija la aportación física de facturas, pero podría darse el caso de que la comprobación inicial se ampliase con la obligación de entregarlas (por ejemplo, porque Hacienda considera que algunas facturas no son de la actividad), en cuyo caso será necesario dicho orden y numeración.
Verifique que los datos de los libros registro coinciden con las declaraciones trimestrales de IVA, y prepare una plantilla trimestral para cuadrar las cifras de IVA con las declaradas en los pagos a cuenta del IRPF.